Gestion et conservation physique des archives
Chaque document établi, reçu ou échangé, au sein d’une entreprise est appelé à devenir potentiellement une archive demain. La durée de conservation de ces archives varie selon le type de document, cette période étant encadrée par des textes de lois. Les entreprises privées, petites ou grandes, ainsi que les établissements publics, se voient donc imposés de conserver cette masse d’information et la préservation de l’ensemble de ces documents n’est pas aisée : nécessité d’allocation d’espace, de ressources humaines et de moyens matériels, avec un coût induit qui peut s’avérer important.
La solution : l’externalisation auprès de Doc’Archives :
Notre expertise et notre expérience vous permettent de gagner du temps et d’optimiser l’allocation de vos espaces de travail tout en libérant des ressources afin de vous recentrer sur votre métier. Vos archives sont ainsi prises en charge par nos soins dans des conditions de sécurité optimales et restent à votre disposition sur simple demande sous format physique ou numérique.
Nos dépôts sont aux normes internationales, nos certifications ISO 9001 et ISO 27001 et nos mesures de sécurité draconiennes nous permettent de vous garantir la conservation de vos archives selon les plus hauts standards de qualité et de fiabilité.
La mise ne oeuvre d’une politique d’archivage et l’externalisation de la gestion et de la conservation auprès de Doc’Archives est une source d’avantages certains qui vous assure une gestion efficace et sure de vos fonds documentaires. Cela vous permet notamment de :
- Protéger les documents stratégiques,
- Pouvoir produire la preuve nécessaire en cas de contrôle, de litige ou d’audit,
- Répondre aux obligations légales de conservation de vos documents,
- Préserver le patrimoine documentaire et la mémoire de votre société
- Accroître l’efficacité des prestations d’archivage, traiter les dysfonctionnements pour retrouver un document,
- Réaffecter utilement les locaux, transformer un centre de gestion en centre de profit
- Recentrer les ressources humaines sur leur métier de base, réduire les frais généraux
Grâce à l’archivage professionnel, les plus grandes structures productrices de papier, tel que les banques, les assurances, les mutuelles, ont réduit de 30 à 40% les coûts de gestion des documents et a permis de recentrer les ressources humaines de l’entreprise sur leur métier de base. Ces pionniers ont été suivis par d’autres secteurs d’activité prouvant ainsi que la gestion et l’archivage pour le compte de tiers offrent des solutions économiques et pratiques. Ainsi des entreprises de tous secteurs confondus et de toutes tailles, mais également des professions libérales, font aujourd’hui appel à nos services et bénéficient d’une véritable valeur ajoutée pour leurs entités.
- Entrepôt Casablanca : capacité de plus de 1 million de conteneurs, plus grand site d’Afrique
- Site sécurisé aux normes internationales
- Certification ISO 9001, certification ISO 27001
- Plan de Continuation d’Activité et Plan de Reprise d’Activité sur la base de la norme ISO 22301
- Serveurs dédiés sécurisés, serveurs délocalisés
- 300 collaborateurs, personnel qualifié et formation continu
- 20 années d’expertise et d’expérience
- Traitement archivistique: Opération de tri, classement et assainissement menée en étroite collaboration avec le client. Conditionnement en conteneurs avec gestion de la traçabilité et saisie d’inventaires selon plan d’archivage préétabli avec la communication d’inventaires au client sur divers supports. Intégration de l’inventaire dans la base de gestion Doc’Archives.
- Enlèvement des archives: planification de l’intervention, logistique assurée par Doc’Archives sans aucune interruption des communications de recherche, pointage assuré à l’arrivée avec une traçabilité (étiquette RFID), flotte de transport assurée
- Mise en conservation sécurisée: Entrepôts sécurisés (détection incendie, intrusion, …), mode d’entreposage aléatoire des conteneurs, traçabilité des mouvements des conteneurs par RFID, assurance Responsabilité civile et professionnelle adaptée à notre métier, codification des conteneurs assurant l’anonymat des clients
- Consultation et communication d’archives: Accès rapide, simple et sûr à l’information, consultation et demande de communication d’archives accessible via l’espace client, possibilité de consulter son fond d’archive sur place, communication physique ou numérique. Délais de livraison : dans l’heure pour un volume maîtrisé ou 12 à 24h maximum pour un document original ou un volume plus important.